Erfolgreiches Zeitmanagement: Die besten Methoden und Tipps

Zeit ist Geld. Aber Zeit ist auch Entspannung. Denn nur wer sein Zeitmanagement voll im Griff hat, kann wichtige Aufgaben effektiv erledigen und hat am Ende des Tages ausreichend Freizeit, um die Akkus neu aufzuladen. Hier findest du die besten Methoden und Tipps, wie du Arbeit und Alltag besser organisieren kannst.

Effektives Zeitmanagement in der Arbeit

Organisation ist die halbe Miete, das gilt auch für die Ordnung der täglichen Aufgaben im Büro. Denn wer seine Aufgaben gut strukturiert, kann sie schneller, konzentrierter und somit effektiver abarbeiten. Herrscht zu viel Chaos am Arbeitsplatz, wirkt sich das negativ auf die Gehirnleistung aus. Je mehr Ordnung und Struktur vorhanden ist, umso besser kannst du dich fokussieren. Selbst das Gehirn könnte sämtliche motorische Abläufe nicht ohne ein gewisses Zeitmanagement durchführen, wie Ricarda Schubotz bei ihren Untersuchungen feststellte [1]. Außerdem verfügt es über einen Zeitsinn, der Bewegungen im dreidimensionalen Raum und strukturiertes, organisiertes Denken überhaupt erst möglich macht. Deshalb hilf deinem Gehirn und bringe mehr Struktur in den Arbeitsalltag.

Zeitmanagement für Führungskräfte: Hier ein Meeting, dort ein Termin und zwischendurch wollen die regulären Aufgaben erledigt werden. Führungskräfte sollten ihren Mitarbeitern ein gutes Vorbild sein und sich den Stress niemals anmerken lassen. Denn ist der Chef gestresst und überfordert, wirkt sich das direkt negativ auf die Produktivität der Angestellten aus. Die Realität sieht jedoch oft so aus, dass Führungskräfte sehr wenig auf ihre Work-Life-Balance achten, wie die Kienbaum-Studie bei einer Befragung unter 500 deutschen Top-Managern aufzeigt [2]. Hier besteht noch dringender Handlungsbedarf, um die Arbeitszeit effizienter zu gestalten und Freiräume zur Entspannung zu schaffen. Denn letzten Endes kann ein gesunder, glücklicher Arbeiter mehr Leistung bringen als ein gestresster, der durch zu viel Druck gesundheitliche Probleme bekommt.

Zeitmanagement bei einer Präsentation: Oft genug kommt es vor, dass du einen Vortrag halten musst, sei es, um einen neuen Auftrag an Land zu ziehen, um aktuelle Ergebnisse zu präsentieren oder ein Projekt vorzustellen. Bei so einem Termin steht meist nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung, außerdem liegt die Würze ohnehin in der Kürze. Deshalb ist es nur ratsam, die Präsentation im Voraus einmal komplett durchzugehen und möglichst einer anderen Person vorzutragen. Dabei stoppst du die Zeit und kannst genau erkennen, ob du zu sehr ausschweifst und an welcher Stelle du dich noch kürzer fassen solltest. Eine gut geplante Präsentation kann letzten Endes bares Geld wert sein!

Zeitmanagement im Alltag

Auch im Alltag ist ein gutes Zeitmanagement von Vorteil: Je strukturierter du deinen Tag organisierst, umso mehr Freizeit kannst du dabei herausschlagen. Und zwar echte Freizeit, in der dein Gehirn abschalten kann und du dich um nichts mehr kümmern musst, weil alles bereits erledigt ist. Wie wichtig ein gutes Zeitmanagement im Handling von Job und Familie ist, untersuchte eine Studie der Iowa State University [3]. Dabei kam heraus, dass die Testpersonen ihr Familienleben weit über ihre Arbeit stellten, wofür jedoch nur mit einem guten Plan neben dem Job genügend Zeit blieb.

Take-Home-Message #1: Ein gutes Zeitmanagement erleichtert Arbeit und Alltag und schafft mehr Freiraum für Entspannung, Erholung und Familie.

Techniken und Methoden fürs Zeitmanagement

Ziel der Zeitmanagement-Methoden ist es, die Zeit effektiver zu nutzen, damit eine bessere Work-Life-Balance entsteht. Falls du zu den Workaholics gehörst, solltest du deine Ambitionen, immer noch mehr leisten zu wollen, etwas herunterschrauben. Denn die gewonnene Zeit sollte wirklich der Entspannung und Regeneration dienen, nicht als freier Slot für noch mehr Arbeit. Beim Zeitmanagement kommt es auf Effizienz und Effektivität an, also auf die Kombination von Aufgaben richtig ausführen und die richtigen Aufgaben ausführen. Klassische Zeitmanagement-Methoden sind:

Pareto-Prinzip: Die Methode wurde nach dem italienischen Soziologen Vilfredo Federico Pareto benannt. Er fand heraus, dass man in 20 Prozent der Zeit 80 Prozent Ergebnisse erzielen kann. Deshalb wird das Pareto-Prinzip auch die 80:20-Regel genannt. Wenn in diesen 20 Prozent der Zeit bereits der Löwenanteil von 80 Prozent der Arbeit erledigt werden kann, heißt das im Umkehrschluss, dass in den übrigen 80 Prozent der Zeit nur noch 20 Prozent der Aufgaben geschafft werden. Um in diesen 20 Prozent deiner Zeit maximale Leistung zu bringen, solltest du Prioritäten setzen:

Wichtiges von Unwichtigem trennen
Dir klare Ziele setzen
Die eigene Leistung einschätzen lernen
Die eigenen Stärken nutzen, die Schwächen ausblenden oder zu Stärken machen

ABC-Analyse: Bei der ABC-Analyse werden die Aufgaben nach Wichtigkeit sortiert in

A = sehr wichtig: Diese Aufgaben musst du selbst ausführen.
B = wichtig: Diese Aufgaben kannst du auch an Mitarbeiter delegieren.
C = weniger wichtig: Diese Aufgaben sind meist Routinekram und Ablagearbeiten, die jedoch viel Zeit verschlingen. Ihre geringe Wichtigkeit steht in keinem Verhältnis zum großen Zeitaufwand.

Für ein optimiertes Zeitmanagement sollte der Arbeitstag folgendermaßen eingeteilt werden:

Täglich nur ein bis zwei A-Aufgaben planen, die innerhalb von 3 Stunden konzentriert abgearbeitet werden.
Täglich zwei bis drei B-Aufgaben, für die insgesamt eine Stunde reichen muss.
Die C-Aufgaben sollten nicht länger als eine Dreiviertelstunde in Anspruch nehmen.

ALPEN-Methode Bei der ALPEN-Methode steht jeder Buchstabe für einen Punkt der Zeitmanagement-Technik:

Aufgaben, die du erledigen willst und im Tagesplan, Wochenplan oder Monatsplan notierst.
Länge bzw. Dauer, die du für die Erledigung dieser Aufgaben einplanst und jeweils dahinter notierst.
Pufferzeiten von etwa 40 Prozent der täglichen Arbeitszeit solltest du mit einplanen für unvorhergesehene Aktivitäten.
Entscheidungen musst du bezüglich der Priorität deiner Aufgaben treffen.
Nachkontrolle ist wichtig für effiziente Ergebnisse.

SMART-Methode Die SMART-Methode hilft in erste Linie, um die eigenen Ziele genau zu definieren. Dabei kommt es auf folgende Punkte an:

Spezifisch: Die Ziele sollten genau definiert werden.
Messbar: Messbare Fakten dienen als Orientierung.
Attraktiv: Gestalte die Umsetzung so, dass du Lust darauf und Spaß daran hast.
Realistisch: Es macht keinen Sinn, dir unerreichbare Ziele zu setzen. Sie müssen machbar sein.
Termingerecht: Setze dir ein zeitliches Limit, um die Ziele zu erreichen.

Eisenhower-Prinzip Dieses System zum besseren Zeitmanagement unterteilt Aufgaben in vier Felder, die je nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden:

Feld 1 beinhaltet Wichtiges und Dringliches, z.B. Krisen, Probleme, Besprechungen, Projekte.
Feld 2 beinhaltet Wichtiges, das nicht dringend ist, z.B. Planung, Projektvorbereitung, Weiterbildung, aber auch Erholung und Partnerschaft.
Feld 3 beinhaltet Dringliches, das jedoch unwichtig ist, z.B. Anrufe, Post, Berichte.
Feld 4 beinhaltet alles, was weder wichtig noch dringend ist, z.B. zeitverschwendende Aktivitäten, Ablenkung, Triviales. Das wichtigste Feld ist das zweite, denn nur wer die wichtigen Dinge erkennt, kommt effektiv zum Erfolg – dazu gehört auch die Erholung in der Freizeit.

Zeitdiebe finden Zeitdiebe stehlen wertvolle Arbeitszeit und schleichen sich immer wieder gerne in den Tagesplan ein. Finde heraus, warum du manchmal Zeit vertrödelst und dich ablenken lässt. Nichts gegen ein nettes Gespräch mit Kollegen, aber vielleicht triffst du dich doch zu oft oder zu lange auf einen vermeintlich kurzen Ratsch. Versuche diese Momente, die dich aus deiner Konzentration reißen, abzuschalten oder zumindest zu reduzieren.

Leistungskurve optimal nutzen Dein persönlicher Biorhythmus bestimmt auch deine Leistungskurve. Deshalb solltest du herausfinden, wann du produktiv arbeiten kannst und wann sich eher ein geistiges Tief einschleicht. Die meisten Menschen sind am Vormittag am leistungsfähigsten, nach einem Leistungstief am Nachmittag steigt die Kurve gegen Abend noch einmal an, bevor sie rapide abfällt. Beobachte deine eigene Leistungskurve über einige Wochen: Wann bist du konzentriert? Wann lässt du dich schnell ablenken? Wann wirst du müde? Danach solltest du deine Aufgaben einteilen, um die Zeit effektiver zu nutzen.

Stille Stunde einplanen Wenn du immer wieder aus deiner Arbeitsphase herausgerissen wirst, weil das Telefon klingelt, eine E-Mail beantwortet werden muss oder ein Kollege eine Frage hat, brauchst du ebenfalls wieder Zeit, um zurück in die Konzentrationsphase zu finden. Deshalb ist es nur sinnvoll, für die Erledigung wichtiger Aufgaben täglich mindestens eine stille Stunde einzuplanen, in der nichts und niemand stören darf. Dann kannst du dich komplett auf die wichtige Aufgabe fokussieren und kommst schneller zum Erfolg. Mit den Kollegen über die Fußballergebnisse reden, kannst du danach immer noch.

Take-Home-Message #2: Mit den Zeitmanagement-Techniken bringst du mehr Struktur in den Tagesplan und kannst deine Zeit effektiver nutzen.

12 Tipps, wie du dein Zeitmanagement besser in den Griff kriegst

1. To-Do-Liste oder eine Checkliste machen, denn gute Planung ist das halbe Leben.

2. Kreative Ideen sofort notieren: Wenn dir gerade etwas Geniales eingefallen ist und du die Idee nicht gleich zu Papier bringst, verschwendest du zu viel Zeit damit, dich immer wieder an die Idee zu erinnern. Diese Gehirnkapazitäten kannst du sinnvoller nutzen.

3. Ziele setzen: Eine klare Definition der Ziele (private und berufliche) inklusive einer vorgegebenen Zeit, bis zu der die Ziele erreicht werden sollen, bringt Struktur in den Alltag.

4. Prioritäten setzen: Die wichtigsten Aufgaben werden zuerst und mit voller Konzentration abgearbeitet.

5. Große Projekte in kleine unterteilen: Wer den Wald vor lauter Bäumen nicht sieht, verläuft sich schnell. Deshalb sollten große Aufgabenbereiche in kleine Einheiten aufgeteilt werden, die nach und nach abgearbeitet werden.

6. Entscheidungen treffen: Manchmal zögert man Entscheidungen unnötig hinaus, was dazu führt, dass sich noch mehr Arbeit anhäuft. Eine wohlüberlegte, aber schnelle Entscheidung spart viel Zeit, auch für die Mitarbeiter, deren Tagesplan ebenfalls davon abhängt.

7. Nein sagen: Vielleicht gehörst du zu den Menschen, die es allen gerne Recht machen wollen und sich deshalb lieber selbst zu viel Stress aufhalsen, statt einfach mal einige Aufgaben abzulehnen. Nein sagen kannst du jedoch lernen, und zwar zu den Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, die in keinem Verhältnis zur Wichtigkeit stehen.

8. Ansprüche herunterschrauben: Perfektionisten halten sich gerne länger als nötig mit Aufgaben auf, weil sie es eben ganz perfekt machen wollen. Das verschluckt natürlich wertvolle Zeit. Manchmal ist gut aber schon gut genug, es muss nicht immer eine Eins mit Sternchen sein.

9. Nicht aufschieben, gleich erledigen: Manche Probleme schiebt man gerne vor sich her. Das kostet Zeit und Energie, denn von selbst lösen sie sich nicht in Luft auf. Deshalb: Auch unangenehme Aufgaben lieber gleich abhaken, dann sind die vom Tisch und vor allem aus dem Gedächtnis, das wieder Kapazitäten für Neues frei hat.

10. Aufgaben abgeben: Häuft sich die Arbeit immer mehr an, setzt dich der Termindruck zusätzlich unter Stress oder weißt du vor lauter Projekten nicht mehr, womit du zuerst anfangen sollst, kann es hilfreich sein, Aufgaben abzugeben. Klar, manche Dinge musst du persönlich erledigen, doch es gibt bestimmt eine Menge Aufgaben, die auch jemand anders übernehmen kann. Sinnvolles Delegieren kann ein großer Zeitsparfaktor sein.

11. Ruhephasen einplanen: Dein Gehirn braucht öfter mal eine Pause, das ist völlig normal und sollte nicht ignoriert werden. Denn nur, wenn deine Gehirnzellen auch abschalten dürfen, kannst du danach wieder volle kognitive Leistung bringen.

12. Gehirnleistung unterstützen: Noch effektiver wird dein Zeitmanagement, wenn dein Gehirn perfekt auf die konzentrierten Phasen vorbereitet ist und dann bestmögliche Leistung bringen kann. Ausreichend Schlaf und eine gesunde Ernährung gehören unbedingt dazu. Um deine kognitiven Skills gezielt zu fördern, kannst du zusätzlich Supplements mit Koffein, Gingko, Ginseng, Citicolin oder Brahmi einnehmen. Sie fördern die Gedächtnisleistung und steigern die Konzentrationsfähigkeit, wodurch du wichtige Aufgaben schneller und effektiver erledigen kannst. Ausgewählte Produkte findest du in unserem Shop.

Take-Home-Message #3: Zeitmanagement kann mit einfachen Mitteln umgesetzt werden und gleichzeitig Stress reduzieren.

Episode 09 | Die neuen Prinzipien des Zeitmanagements

Bringe dein Zeitmanagement auf ein neues Level! Wie arbeitest du effektiver & produktiver? Worauf kommt es bei einem erfolgreichen Selbstmanagement an? Warum sollten wir unserem Gedächtnis nicht vertrauen? Wie planst du deinen Tag ideal? Im Interview mit Ivan Blatter, Coach für Produktivität und neues Zeitmanagement findest du Antworten auf all diese Fragen.